補助金に採択されたら何をする？交付決定から入金・事業化報告まで
渥美 洋行
補助金の採択通知が届いても、すぐにお金が入るとは限りません。採択後に交付申請を行い、交付決定を受け、事業を実施してから実績を報告する制度があります。
設備を買う時期、代金を支払う期限、残しておく書類。その確認を後回しにすると、採択されても予定した経費が補助対象にならないことがあります。
僕は国の役所で24年間働きました。役所のお金には、後から使い道を説明する場面があります。補助金を受ける側も、採択後の手続と記録を、事業の準備に含めておきたいところです。
まず「採択」と「交付決定」を分ける
採択は応募した事業が選ばれた段階です。交付決定は、交付申請などを経て補助金の交付が決定される段階です。具体的な手順は制度によって違います。
たとえば中小企業新事業進出補助金では、交付決定前に契約・発注した経費は補助対象になりません。「採択されたから注文してよい」と判断せず、利用する公募回の要領と手引きを確認してください。
他制度では事前着手に関する特例等が設けられることもあります。例外を自分の案件にも使えると考えず、条件と必要な手続を事務局に確認します。
発注前に、期限と証拠書類を確認する
| 確認する時期 | 確認すること |
|---|---|
| 発注前 | 交付決定の有無、対象経費、見積りの条件、契約・発注が可能な日 |
| 納品前 | 納期が事業期間に収まるか。納品確認の方法と必要な写真 |
| 支払前 | 支払期限、認められる支払方法、支払者の名義 |
| 実績報告前 | 見積書・契約書・納品書・請求書・支払記録などの整合 |
見積りから支払いまで、一つの取引を追える形で保存します。書類の金額や日付が食い違う場合には、理由を確認してください。
納期が遅れそう、購入品を変更したい、事業内容を変えたい。そんなときは、変更後に報告すればよいとは限りません。変更する前に承認等が必要かを確かめます。
入金までの資金を確保する
実績報告、検査、金額の確定、請求を経て入金する制度では、設備代などを先に支払う資金が必要です。
補助率だけを見て「自己負担はこの金額」と考えると、入金までの資金繰りを見落とします。支払う月と入金を見込む月を分け、補助対象外の経費も含めて資金計画を作ります。概算払い等の有無は、制度ごとに確認してください。
入金後の義務も、申請前から把握しておく
中小企業新事業進出補助金では、補助事業を完了した日の属する年度の終了後を初回として、以後5年間、計6回の事業化状況等の報告が求められます。すべての補助金で同じ期間・回数になるわけではありません。
取得した財産の処分制限、書類の保存、目標未達時の返還条件なども、制度と公募回によって異なります。報告義務と設備の処分制限が同じ日に終わるとも限りません。
採択通知を受けたら、交付決定、事業完了、実績報告、入金後の報告を一つの予定表にします。担当者が替わっても分かるように、期限と根拠資料の保存先を残してください。
僕が大切だと思うのは、発注前に確かめること、証拠をその都度残すこと、迷ったら事務局に聞くことです。特別な対策というより、後で説明できる状態を毎日作っていく作業です。